Simplification des lettres de la Commission des normes du travail [ressource électronique] : rapport final - 31 juillet 2008 / sous la direction d'Isabelle Clerc ; rédaction Julie Rochon
Auteur(s) : Rochon, Julie
Collaborateurs : Clerc, Isabelle
Éditeur(s) : Université Laval, Groupe Rédiger
Lieu édition : [Québec]
Année de publication : 2008
Type de document : Rapport de recherche
Langue : Français
Lien(s) internet : Consulter la version PDF (620 Ko ; 72 p.)
Notes : Aussi sur la page couverture : Rapport final – 31 juillet 2008; Préparé par le Groupe Rédiger, sous la direction d’Isabelle Clerc, CIRAL, Université Laval. Le Groupe Rédiger est rattaché au Centre interdisciplinaire de recherches sur les activités langagières (CIRAL), à l’Université Laval. Pour obtenir plus d’informations sur les travaux du Groupe, on peut consulter le site Web suivant : www.ciral.ulaval.ca/redaction/ Ces travaux s’inscrivent dans le plan de communication de la Commission des normes du travail et répondent à un des objectifs de son Plan stratégique 2004-2008 qui consiste à : « Appuyer concrètement le mouvement de la prévention de la Commission par un plan cadre de communication et favoriser son déploiement tant à l’externe qu’à l’interne ». Le rapport comprend en annexe : la grille d’analyse de la présentation visuelle; la grille d’analyse du contenu; le questionnaire préparatoire à la rencontre avec des experts de contenu; la liste de mots et d’expressions à reformuler ou à accompagner d’explications; les lettres réécrites. Centre interdisciplinaire de recherches sur les activités langagières (CIRAL); Université Laval; Commission des normes du travail du Québec; Fonctionnaires du gouvernement du Québec Rapport d’évaluation; Analyse; Communication écrite; Document officiel; Modèle d’écriture; Rédaction; Lettre; Correspondance; Gouvernement provincial; Accessibilité; Lisibilité [style]; Structure de phrase; Stylistique; Vocabulaire; Vocabulaire technique; Révision; Difficulté de la lecture; Gestion des documents administratifs; Tenue de bureau; Directives provinciales; Normes
Résumé court : Ce rapport présente les travaux du Groupe Rédiger qui consistent à accompagner la Commission des normes du travail dans son objectif de simplifier le contenu de ses lettres administratives et d'en uniformiser la présentation visuelle. Déposé à mi-parcours du mandat, le rapport répertorie les problèmes de lisibilité et d'intelligibilité des lettres de la Commission, propose des solutions pour les simplifier, établit une liste de mots jugés difficiles avec des propositions de remplacement et soumet trois lettres simplifiées.
Correspondance administrative - Québec (Province)
Écritures administratives - Québec (Province)
Style administratif - Québec (Province)
Lettres (Correspondance) - Québec (Province)
Résumé long : La mission du Groupe Rédiger, rattaché au Centre Interdisciplinaire de recherches sur les activités langagières de l'Université Laval, consiste à identifier les problèmes qui nuisent à la lecture et à développer l'efficacité communicationnelle à l'écrit. La Commission des normes du travail a mandaté cet organisme pour l'accompagner dans son projet de simplifier le contenu des lettres destinées aux salariés et aux employeurs et d'uniformiser leur présentation visuelle. Pour ce faire, le groupe doit réaliser les étapes suivantes : répertorier les problèmes de lisibilité et d'intelligibilité, proposer des solutions pour simplifier les lettres, lister le vocabulaire jugé difficile et suggérer des remplacements, réécrire 60 lettres, et former le personnel de la Commission pour la poursuite du travail. Le présent rapport, déposé à mi-parcours du mandat, fournit un répertoire des problèmes des lettres, présente des recommandations générales et dresse une liste de mots difficiles. De plus, trois propositions de lettres se trouvent en annexe pour approbation.
L'analyse des lettres de la Commission a porté sur la présentation visuelle et le contenu. L'équipe de recherche a choisi un échantillon représentatif de lettres parmi les 350 documents mis à sa disposition et regroupés en cinq catégories : lettres aux salariés, aux employeurs, aux autres intervenants, lettres sur le harcèlement sexuel et lettres écrites par la Direction générale des affaires juridiques. Pour l'analyse du contenu, le Groupe a utilisé deux méthodes. Dans un premier temps, il a analysé une cinquantaine de lettres à l'aide du logiciel automatisé SATO-Calibrage afin de calculer leur indice de lisibilité. Dans un deuxième temps, l'équipe de recherche a poussé l'analyse d'une soixantaine de lettres à partir d'une grille conçue pour l'occasion. La combinaison de ces deux méthodes a fourni un portrait des lettres de la Commission. En outre, deux rencontres avec le personnel de la Commission ont permis à l'équipe de recherche de se familiariser avec le contenu des lettres et les façons de faire de l'organisme.
Sur le plan visuel, l'équipe de recherche a pris en compte divers éléments, comme le format, la signature visuelle, la mise en forme, la mise en évidence, le positionnement et l'alignement. À ce titre, le Groupe Rédiger relève 24 problèmes, dont 60 % dans près de la moitié des lettres. Dans le but d'améliorer la lisibilité et la cohérence de l'image de la Commission, le rapport soumet 24 recommandations, comme la nécessité de justifier le texte sur la marge de gauche seulement, d'aligner la signature avec les mentions du lieu et de la date, d'opter pour le caractère gras pour la mise en évidence, de numéroter les pages à partir de la page 2 dans l'angle inférieur droit, sans ponctuation, de favoriser les lettres d'une page lorsque le contenu l'autorise, de séparer les paragraphes par un saut de ligne et de privilégier l'interlignage simple. Le Groupe Rédiger a également conçu un modèle de lettre qui respecte ces recommandations, modèle proposé et accepté par le gouvernement du Québec.
En ce qui concerne le contenu, les lettres présentaient presque toutes un degré élevé de difficulté. On y retrouvait des phrases longues, constituées de propositions subordonnées ou coordonnées et des mots inconnus ou jugés difficiles. L'analyse a porté sur le contenu et la structure, par exemple la pertinence des informations choisies, la personnalisation du discours (comme le ton employé et le choix des informations), et les éléments de rédaction tels le vocabulaire, le respect des règles de la langue française et le style. Cette section du rapport comporte une série de 55 recommandations.
Le groupe Rédiger termine son rapport en soumettant huit recommandations visant à améliorer la chaîne de production des documents. Ces dernières abordent notamment le processus de validation des modifications et la formation. Enfin, l'équipe de recherche souligne l'importance, pour les personnes appelées à se prononcer sur la qualité des lettres, de s'entendre sur une vision commune et d'accepter de travailler ensemble à cette mission.
Zones géographiques : Québec (Province)