Rapport de recommandations [ressource électronique] : simplification de la langue administrative : les formulaires imprimés et électroniques, les fiches du Répertoire des programmes et services / préparé par le Groupe Rédiger, sous la direction d'Isabelle Clerc


Auteur(s) : Université Laval (Québec, Québec). Groupe Rédiger
Collaborateurs : Bisaillon, Jocelyne ;Bouchard, Jean-Pierre;Chamard, Élise;Clerc, Isabelle;D'Amours, Réal;Dufour, Marie;Dufour-Beaudin, Marie-Chantal;Flores, Lucia;Fonteneau, Anne;Lesage, René;Morgan, Alex;Notéris, Laetitia;Pelletier, Isabelle;Rochon, Alain;Tremblay, Danielle;Kavanagh, Éric;Trudeau, Sonya
Éditeur(s) : Université Laval
Lieu édition : [Sainte-Foy, Québec]
Bibliographie : f. 119-129
Année de publication : 2002
Type de document : Rapport de recherche
Langue : Français
Lien(s) internet : Consulter la version PDF (3 Mo ; 130 p.)

Notes : Aussi sur la page de couverture : Ministère des Relations avec les citoyens et de l'Immigration (MRCI), préparé par le Groupe Rédiger, sous la direction d'Isabelle Clerc, CIRAL, Université Laval, Novembre 2002. Le groupe Rédiger est rattaché au Centre interdisciplinaire de recherches sur les activités langagières (CIRAL) de l'Université Laval à Québec. Isabelle Clerc, professeure à l'Université Laval, assure la supervision et la coordination du groupe de recherche Rédiger. On peut la rejoindre au moyen des coordonnées suivantes : Département d'information et de communication, Pavillon Louis-Jacques-Casault Bureau 5604, Université Laval, Québec (Québec) G1K 7P4; Tél. : (418) 656-2131 poste: 5701; Téléc. (418) 656-7807; courriel : isabelle.clerc@com.ulaval.ca. Les recommandations de ce rapport sont regroupées dans six tableaux.

Résumé court : Cette étude, réalisée par le Groupe Rédiger pour le ministère des Relations avec les citoyens et de l'Immigration (MRCI), porte sur l'efficacité communicationnelle des formulaires imprimés et électroniques du gouvernement du Québec ainsi que des fiches du Répertoire des programmes et services administré par Communication-Québec. Les 185 recommandations issues de cette étude serviront à la production d'un guide destiné aux fonctionnaires portant sur la simplification des formulaires et des fiches d'information.

Approche communicative
Approche du langage ordinaire
Communication dans l'administration publique
Communication électronique
Communication écrite
Document officiel
Formulaires
Gestion des documents administratifs
Gestion de l'information
Guide de rédaction
Internet dans l'administration publique
Lisibilité
Politique linguistique
Recherche qualitative
Rédaction spécialisée


Résumé long :
Cette étude s'inscrit dans le cadre du plan d'action du ministère des Relations avec les citoyens et de l'Immigration (MRCI) dont l'un des objectifs est de promouvoir l'utilisation d'un langage clair, simple et concis dans les relations avec les citoyen(ne)s. L'étude a été conduite par le Groupe Rédiger, de l'Université Laval, qui réunit des chercheur(e)s autour d'un nouveau champ de recherche appelé la ?rédactologie?. Elle poursuit trois objectifs : déterminer si les formulaires et autres documents gouvernementaux sont compris par les citoyen(ne)s, identifier la nature des problèmes de compréhension le cas échéant, et proposer des voies de simplification qui conviendraient pour l'ensemble des documents de même type.

L'étude repose sur l'analyse approfondie de 11 formulaires imprimés, de 6 formulaires électroniques (PDF ou HTML), d'un répertoire de recherche et de 10 fiches d'information, soit un total de 28 documents authentiques de nature et de fonction différentes, relevant tous de l'administration publique. Le choix des documents a été guidé selon trois critères. Les documents devaient s'adresser au grand public (étudiant(e)s, familles, travailleurs et travailleuses, etc.) ; être couramment utilisés par les citoyen(ne)s ; et constituer dans leur ensemble un corpus varié montrant diverses façons de faire. Afin de pouvoir généraliser les solutions aux problèmes cernés dans les 28 documents à l'ensemble des documents de l'administration publique, les chercheur(e)s ont systématiquement vérifié s'ils retrouvaient les mêmes constats ou problèmes dans un corpus élargi à plus de 600 documents (fiches d'information et formulaires). Le Groupe Rédiger a également mené une enquête auprès de divers centres communautaires et dans certains bureaux d'aide de l'Administration publique et s'est appuyé sur des analyses provenant de plusieurs sources gouvernementales et privées.

En premier lieu, les auteur(e)s rappellent que les efforts déployés et les stratégies adoptées par le gouvernement visent à faciliter la compréhension des écrits administratifs. Ces mesures concernent tout particulièrement les citoyen(ne)s qui possèdent de faibles capacités de lecture. Ce groupe de personnes est dénommé ?grand public? par les auteur(e)s et représente une majorité de lecteurs et de lectrices dont la scolarité se situe dans les trois dernières années du secondaire et qui possèdent des habiletés minimales en lecture.

Selon les résultats des analyses effectuées par le Groupe Rédiger sur les documents retenus, les formulaires sont trop longs, trop denses, trop techniques et confus. Certains sont même incompréhensibles pour le grand public. Les solutions suggérées sont de divers ordres, certaines ayant pour objectif de changer la structure même du document et d'autres visant à réduire les irritants qui s'accumulent au fil de la lecture.

Au terme du rapport, 185 recommandations sont proposées. Ces recommandations sont groupées selon six catégories. La moitié des recommandations concerne l'ergonomie et ?l'utilisabilité? des documents. Les autres recommandations sont rassemblées sous les catégories ?recommandations générales?, ?d'ordre structurel?, ?d'ordre informationnel?, ?d'ordre visuel?, et recommandations ?d'ordre linguistique, terminologique et rédactionnel?.

Ces recommandations serviront à concevoir et rédiger un guide pratique sur la simplification des documents administratifs. Le guide sera conçu sous forme de fiches d'information abondamment illustrées.